Wybór biura dla przedsiębiorstwa jest konieczny, jednak nie jest to takie proste, głównie z racji tego, że wobec biura z jednej strony mamy konkretnie oczekiwania, a z drugiej zwykle ograniczają nas finanse, dlatego warto się przyjrzeć pewnej alternatywnie, mianowicie wirtualnym biurom. Oto słów kilka na temat wad i zalet tego rozwiązania i tego w jakim przypadku może się ono sprawdzić.
Słów kilka o biurach wirtualnych
Na początku należało by w ogóle wyjaśnić znaczenie terminu biuro wirtualne. W ogólnym rozumieniu jest to pewnego rodzaju usługa, która polega na obsłudze biurowej innej firmy eliminując tym samym konieczność znajdowania się firmy w sposób fizyczny w danym miejscu. Co w praktyce oznacza, że działalność może choćby być prowadzona w domu, jednak jej biuro a także i jej rejestracja, jest dokonywana pod adresem biura wirtualnego, które zwykle znajduje się w jakimś kompleksie biurowym. Może się to wydawać nieco zagmatwane, jednak warto się z tym tematem nieco bliżej zapoznać i zrozumieć o co w tym chodzi.
Zalety biura wirtualnego – biuro na godziny, adres na wynajem
Jeśli chodzi o biuro wirtualną, to jego największa zaletą jest to, że pozwala na obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Skąd wynika taka redukcja kosztów? Głownie z racji tego, że rejestrując firmę pod adresem takiego biura niwelujemy konieczność wynajmowania specjalnego lokalu, który został by przeznaczony na biuro, a także co z tym związane nie ma konieczności zatrudniania pracowników biurowych. Oczywiście to nie wszystkie zalety tego rozwiązania, ponieważ poza wirtualnym adresem wynajem wirtualnego biura gwarantuje nam także i takie usługi jak:
- indywidualny numer telefoniczny
- obsługę telefonów
- odbiór korespondencji
- doradztwo (pomoc w tworzeniu biznesplanów)
- wsparcie dla firmy ( usługi księgowe, biuro rachunkowe)
- skrytkę pocztowa
- obsługę księgowa i prawną
- rejestracje firmy w ZUS, US, GUS, KRS
- pomoc w założeniu rachunku firmowego
- wyrobienie pieczątek, wizytówek, itd.
- wynajem sal na spotkania
- wynajem biurek
Co za tym idzie takie biuro nie tylko niweluje konieczność wynajęcia biura i zatrudnienia pracowników, ale także i może być dużym odciążeniem dla firmy, przejmując część jej papierkowych obowiązków Tym co jednak jest ważne jest to, że zakres współpracy określamy sami, dzięki czemu możemy mieć biuro tylko na kilka godzin, na cały miesiąc, sale potrzebne na spotkania i tak dalej, zgodnie z potrzebami naszymi i naszej firmy.
Zarządzenie korespondencją, wynajem sal, czyli dla kogo jest to rozwiązanie
Wirtualne biuro to rozwiązania, które sprawdza się zarówno w przypadku osób prowadzących firmę każdej wielkości jak i tych wykonujących wolny zawód. Jednak okazuje się ono szczególnie atrakcyjne szczególnie dla osób prowadzących działalność we własnych domach, jednak potrzebują na kilka dni w miesiącu, miejsca gdzie mogą spotkać się z klientami, i jakby nie było gdzie będą mogli swoją działalność zarejestrować. Podejmowanie potencjalnego klienta we własnym mieszkaniu, mało świadczy o profesjonalizmie firmy, dlatego właśnie sale, jakie dostaje się do dyspozycji w ramach współpracy z biurem są dobrym rozwiązaniem, dodatkowo odchodzą nam obowiązki zajmowania się firmową korespondencją czy też odbierania telefonów, dzięki czemu można skupić się na samej pracy i niczym się nie rozpraszać. Dodatkowo takie biura znajdujące się zwykle w centrach miastach, w nowoczesnym budownictwie jakby nie było podnoszą a prestiż firmy, a co za tym idzie jest to szczególnie dobre rozwiązanie dla osób, które chcą niskim kosztem zagwarantować swojej firmie dobrą reprezentacje.
Dokładne informacje przybliżające temat dostępna są na:
- Twojasiedziba.pl – strona internetowa firmy oferującej wynajem wirtualnego biura w Warszawie
- Egospodarka.pl – portal internetowy poruszający zagadnienia finansowe i gospodarcze
- BC Future – strona internetowa biura rachunkowego z Wrocławia oferującego usługi księgowe
Podsumowanie poruszonych zagadnień
Biorąc pod uwagę przedstawione powyżej fakty, można stwierdzić, że wirtualne biuro to bardzo dobry pomysł dla wszystkich tych przedsiębiorców, którzy nie widzą potrzeby prowadzenia własnego biura, przy czym jednak potrzebują miejsca na spotkania z klientami i miejsca pod którym mogłaby występować ich firma. Mówiąc prościej jest to rozwiązanie dla wszystkich tych którzy chcą niskim kosztem dodać swojej działalności prestiżu.